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IFAS Zürich Akquise-Kampagne · Iteration 2 · Sitzung 04.05.2026

Aus 110 Adressen 10 unterschriebene Stände machen.

Reverse-Engineering vom Vertragsabschluss rückwärts. Zuerst die Mathematik, dann die Inhalte. Postkarte plus Tool plus Vorqualifikation. Pauschalpreis. Termin-Garantie. Werk Kirchberg in 60 Minuten am Eingangstor Messe Zürich.

Adressen 110
Pre-Show-Phase 5 Monate
Auftragsgrösse Ø CHF 80'000
Realistisches Ziel 8–10 Aufträge
Stretch (mit Tiefen-Hebel) 15–17 Aufträge
Teil 1 · Die Aufgabe

Briefing in einem Absatz

SYMA-SYSTEM AG ist offizieller Messebau-Partner der IFAS Zürich (Herbst 2026, Internationale Fachmesse für Gesundheitswesen). Vom Veranstalter erhält SYMA die Adressliste aller angemeldeten Aussteller — ungefähr 110 Adressen, Bestandskunden vorgefiltert. Aufgabe: möglichst viele dieser Aussteller als SYMA-Standbau-Kunden gewinnen. Bisheriger Akquise-Prozess: Telefonisch, intern oder Callcenter. Mehrfachversuche, schwer durchzukommen, Entscheidung verschleppt. Das machen wir besser.

01

Status quo erzeugt 3–5 Aufträge.

Reine Telefonakquise auf Roh-Liste. Das ist nicht Pessimismus, das ist Mathematik. Conversion-Schwund über 8 Stufen.

02

Postkarte + Tool + Vorqualifikation: 8–10.

Das ist die realistische Zielzone. Trigger-Hook auf Postkarte, Tool wärmt vor, Anruf hat Kontext.

03

Mit Top-20-Tiefen-Pfad: 15–17.

Frequenz-Report-Übergabe persönlich + Performance-Garantie als Closing-Hebel. Stretch, aber erreichbar.

Teil 2 · Lösungsvorschlag

Reverse-Engineering vom Vertrag rückwärts

Die acht Stufen, von hinten gelesen. Pro Stufe eine konkrete Conversion-Annahme. Das Ergebnis ist nicht inspiriert — es ist hergeleitet.

Volltext mit Conversion-Begründungen (MD) öffnen ↗

Reverse-Engineering Funnel: 110 Adressen → 20 Vertragsunterschriften 110 Adressen ~70 Karten wahrgenommen ~110 Anrufversuche ~80 erfolgreiche Calls ~40 Termine ~35 Konzepte ~28 Offerten 20
01

Adressliste vom Veranstalter

110 Adressen, qualitätsgemischt

Pre-Recherche per LinkedIn: Funktion identifizieren, Standgrösse 2024 schätzen, Wechsel-Wahrscheinlichkeit ableiten.

→ Element: Listenaufbereitung
02

Postkarte ankommt + wahrgenommen

~70 wahrgenommen · 60% Lese-Quote

Premium-Postkarte mit ungewöhnlichem Format (14×14 cm, 400 g/m²). 30–40% scannen QR oder gehen aktiv auf Landingpage.

→ Element: Postkarte · parallel: Landingpage + Tool
03

Roh-Anrufversuche (mit Mehrfach)

~110 Adressen · 1.5 Versuche Ø

200–250 Anrufe insgesamt. Beste Slots: Di–Do, 09:00–11:00 oder 14:00–16:30. Max. 3 Versuche pro Adresse.

→ Element: Telefonakquise
04

Erfolgreiches Telefonat

~80 Calls · ~70% mit Vorqualifikation

Person am Apparat, Gespräch >2 Min, Aussteller hat über sein Stand-Vorhaben gesprochen.

→ Element: Telefonakquise · Skripte ansehen
05

Termin zugesagt

~40 Termine · 50% vom Telefonat

Härtester Schritt. Konkretes Mehrwert-Angebot beim Telefon, nicht nur «Wir würden gerne unsere Leistungen vorstellen».

→ Element: Termin-Bestätigung
06

Konzept-Meeting durchgeführt

~35 Meetings · 85% Show-up

60–90 Min vor Ort beim Aussteller oder Teams. 4-Punkte-Agenda, 3 Stand-Skizzen, Pauschal-Indikation.

→ Element: Konzept-Meeting
07

Final-Offerte abgegeben

~28 Offerten · 80% vom Meeting

In Tag 5–7 nach Meeting raus. Pauschalpreis, Komponenten-Liste, was-drin-was-nicht, Termin-Garantie als Klausel.

→ Element: Final-Offerte + Vertrag
08

Vertragsunterschrift

~20 Aufträge · 70% Schluss-Quote (Stretch)

Realistisch im Plan-Szenario: 10. Mit Tiefen-Hebel: 15–17. Verluste hier sind Budget-Cuts intern oder Wettbewerber, die billiger reinkommen.

→ Element: Final-Offerte + Vertrag
Drei ehrlich gerechnete Szenarien

Welche Mathematik wir dem Auftraggeber zumuten

Verkaufe nicht «20 Aufträge». Verkaufe «10 Aufträge solide, bis 17 möglich mit Top-20-Treatment». Das schützt die Glaubwürdigkeit, wenn am Ende 12 rauskommen.

Szenario A · Status quo

Nur Telefonakquise

Direkt-Anruf auf Roh-Liste, ohne Vor-Touch. Was bisher gemacht wurde.

3–5
Aufträge erwartet
  • Erreichbar~75
  • Im Gespräch~30
  • Termine~7
  • Verträge3–5
Beteiligte Elemente: Liste · Telefon
Szenario B · Iteration 2

Postkarte + Tool + Vorqualifikation

Trigger via Karte, 7-Min-Tool als Soft-Step, Anruf mit Kontext statt kalt.

8–10
Aufträge erwartet
  • Tool-Nutzer~25
  • Erfolgreiche Calls~65
  • Termine~16
  • Verträge8–10
Beteiligte Elemente: Liste · Postkarte · Landing · Tool · Telefon · Scoring
Szenario C · Stretch

Iteration 2 + Tiefen-Hebel Top 20

Top 20 erhalten Frequenz-Report persönlich. Performance-Garantie als Closing-Hebel für Top 3.

15–17
Aufträge erwartet
  • Top-20-Termine~12
  • Restliche-90-Termine~13
  • Konzept-Meetings~22
  • Verträge15–17
Beteiligte Elemente: Top-20-Scoring · Konzept-Meeting · Performance-Garantie
Empfehlung: Setze auf Szenario B als Plan, Szenario C als Stretch mit additivem Budget. Die User-Annahme «20 Aufträge» wäre nur mit perfekter Ausführung erreichbar — eine Zahl wie 10 zu versprechen, schützt die Glaubwürdigkeit, wenn am Ende 12 rauskommen.
Teil 3 · Forward-Elemente

Acht Stufen vom Listenaufbau bis zur Vertragsunterschrift

Pro Stufe ein Element. Drei davon (Postkarte, Telefonskript, Lead-Scoring) liegen als ready-to-use Texte vor. Der Rest ist als Skizze vorbereitet, ausgetextet wird nach Decision.

Stufe 01

Listenaufbereitung & Pre-Recherche

110 Adressen mit LinkedIn-Funktion, Standgrösse-Estimate, Branchen-Fit, Wechsel-Wahrscheinlichkeit. Auto-Score 0–100.

Skizze · 1 Tag intern
Scoring-Logik ansehen →
Stufe 02

Print-Mailing (Postkarte)

Premium-Karte 14×14 cm, 400 g/m², drei Konzepte zur Auswahl: Lücke im Kopf · 60 Minuten · Die Frage.

Texte ready-to-use
Karten-Mockups öffnen → Volltext (MD)
Stufe 03

Landingpage

Single-Page unter syma.ch/ifas. Hook gleich wie Postkarte, drei Proof-Punkte, Tool-Start oder Direkt-Telefon.

Wireframe · SYMA-Web baut
Hook-Bezug zur Postkarte → Übergang ins Tool →
Stufe 04

Briefing-Tool (7 Min)

7 Schritte mobiltauglich. Output: Stand-Skizze, Budget-Ampel, 3 Risiken, Checkliste, PDF-Download.

MVP 4 Wo · CHF 8–15K
Übergibt warm an Telefon →
Stufe 05

Telefonakquise

Zwei Skripte: Tool-Nutzer-Anruf (warm) und Postkarten-Anruf (kalt). Inkl. Einwand-Behandlung.

Wort-für-Wort ready
Skripte öffnen → Volltext (MD)
Stufe 06

Termin-Bestätigung

E-Mail innerhalb 1 Stunde nach Telefon, Outlook-Kalender-Einladung, Vorab-Material-Liste.

Template-Skizze
Vorgelagert: Telefon → Folgt: Konzept-Meeting →
Stufe 07

Konzept-Meeting

60–90 Min, vor Ort oder Teams. 4-Punkte-Agenda: Bedarfs-Klärung, SYMA-Eingang, Konzept-Vorschlag, Entscheidung.

Agenda-Skizze
Folgt: Offerte + Vertrag →
Stufe 08

Final-Offerte + Vertrag

4-Seiten-PDF, Pauschal, was-drin-was-nicht. Termin-Garantie als bindende Klausel mit Konventionalstrafe.

Standard-Vertrag
Zurück zum Funnel →
Teil 4 · Ready-to-use Assets

Direkt einsetzbar im Meeting morgen

Drei Bausteine sind ausgetextet: Postkarten-Texte, Telefonskript Erstanruf, Lead-Scoring-Modell. Klick durch die Tabs.

Volltext (MD) öffnen ↗
Erinnern Sie sich an den letzten Messestand,
den Sie besucht haben?
Wir auch nicht.
Aber unsere bleiben.
Option A
Die Lücke im Kopf
Klug, elegant, B2B-tauglich. Höchste Brand-Sicherheit, niedrigstes Risiko. Empfohlen für Welle 1.
Sie haben sich für die IFAS Zürich 2026 angemeldet — und Sie wollen, dass Ihr Stand bleibt. In Erinnerung, nicht im Lager. Aluminium-System statt Wegwerf-Architektur. Pauschalpreis ohne Nachträge. Termin garantiert. 7 Min Briefing, 24 h Antwort.
60 Minuten.
So weit ist Kirchberg vom Eingangstor Messe Zürich entfernt.
Wenn Sie Ihren IFAS-Stand 2026 bauen lassen, ist das relevant.
Option B
60 Minuten
Faktisch, selbstbewusst, schweizerisch-konkret. Differenzierungs-Hebel klar. Lentikular-tauglich.
Aufbau-Probleme an der IFAS sind keine Frage von «ob», sondern von «wann». Lieferanten in Hamburg oder Mailand brauchen 12 Stunden, falls etwas nachgeliefert werden muss. SYMA: Werk in Kirchberg. Aluminium-Profile in 60 Minuten am Stand. Pauschal. Termin garantiert seit 1961.
Hat Ihr Stand 2024 Sie 30'000 Franken mehr gekostet als geplant?
Sie sind nicht allein.
Option C
Die Frage
Direkt, fast provokant. Pain-First-Zugang. Höchstes Wahrnehmungs-Risiko und höchster Wahrnehmungs-Hebel.
Viele Schweizer Aussteller schliessen ihren Messeauftritt mit Nachträgen ab — Strom, Hängungen, Reinigung, Sondermaterial. Im Schnitt 20–40% über Budget. Wir machen das anders. Pauschal. Eine Zahl. Was drin ist, steht im Vertrag. Was nicht drin ist, auch.
Empfehlung bei nur einer Karte: Option A (Lücke im Kopf) — höchste Brand-Sicherheit, eleganteste Wirkung. Bei zwei Wellen: A für Welle 1 (Anfang Juli), C für Welle 2 (Anfang September) bei Non-Convertern.

Pfad A · Tool-Nutzer-Anruf Warm

Aussteller hat Tool genutzt, Briefing-PDF erhalten. Erwartete Termin-Conversion: 60%.

Eröffnung · max. 30 Sek
Guten Tag, Herr Bosshard. Mein Name ist SYMA-SYSTEM AG, dem offiziellen Messebau-Partner der IFAS Zürich. Sie haben vor 5 Tagen unser Kurz-Briefing-Tool ausgefüllt — ich rufe Sie wegen Ihres geplanten Standauftritts an. Hätten Sie 5 Minuten?
Bezug zum Tool-Output · max. 60 Sek
Ich habe mir Ihre Eingaben angeschaut. Sie planen 12 m² mit 2 offenen Fronten, Ihr Hauptziel ist Lead-Generierung, Budget bei 30k. Aus unserer Erfahrung mit der IFAS sehe ich zwei Punkte, die wir besprechen sollten: Erstens ist bei 12 m² mit 2 offenen Fronten das Modulstand-Format das richtige — Custom wäre Overkill. Zweitens liegt Ihr Budget knapp — wir haben drei Konfigurationen, die da reinpassen, ohne dass es billig wirkt.
Termin-Vorschlag · max. 30 Sek
Was ich Ihnen vorschlage: 60 Minuten Konzept-Gespräch — entweder bei Ihnen vor Ort oder als Teams-Termin. Wir kommen mit drei konkreten Konzept-Vorschlägen und einer Pauschal-Indikation. Hätten Sie nächste Woche Zeit? Dienstag oder Donnerstag?

Pfad B · Postkarten-Anruf Kalt

Karte erhalten, Tool nicht genutzt. Erwartete Termin-Conversion: 15%.

Eröffnung · max. 30 Sek
Guten Tag, Frau Bosshard. Mein Name ist [Vorname Nachname] von SYMA-SYSTEM AG. Wir sind offizieller Messebau-Partner der IFAS Zürich, und Sie haben sich als Aussteller angemeldet. Wir haben Ihnen vor 7 Tagen eine Karte geschickt — keine Ahnung, ob die in Ihrem Posteingang gelandet ist. Hätten Sie 3 Minuten?
Konkreter Mehrwert · max. 60 Sek
Ich rufe Sie nicht an, um Ihnen unsere Leistungen vorzustellen — das findet jeder im Internet. Ich rufe an, weil wir bei der IFAS 2024 die Frequenz-Daten aller Hallenpositionen erhoben haben, und ich kann Ihnen sagen, wie Ihre Position 2026 frequentiert sein wird, wenn die Halle ähnlich aufgebaut ist. Wissen Sie schon, wo Ihr Stand 2026 liegt?
Tool oder Direkt-Termin · max. 60 Sek
Bevor wir uns Zeit nehmen für ein Gespräch — wir haben ein 7-Minuten-Briefing-Tool online. Sie geben Ihre Standgrösse, Ihr Hauptziel und Ihr Budget ein, bekommen eine erste Einschätzung und eine Standskizze als PDF. Damit haben wir beide eine Grundlage. Schicke ich Ihnen den Link?
Anrufer-Zuordnung: Top 20 (Score 80–100) → SYMA-Verkaufsleiter persönlich. Mittelfeld 50 (50–79) → SYMA-Innendienst geschult. Bottom 40 (0–49) → Callcenter mit Skript Pfad B.

Score = Pre-Recherche (max. 60) + Tool-Verhalten (max. 22) + Telefon-Notiz (max. 18). Schwellen 50 und 80.

Pre-Score-Komponenten

Komponente Beste Ausprägung Max. Punkte
Funktion der Kontaktperson Geschäftsführer / Inhaber 18
Standgrösse 2024 > 100 m² (Konzern-Persona C) 16
Branchen-Fit Spital-Equipment / OP-Mobiliar 14
Wechsel-Wahrscheinlichkeit Erstmals IFAS 2026 (kein Bias) 12

Klassifizierung & Konsequenz

Score 80–100

Warm · Top 20

  • Anrufer: SYMA-Verkaufsleiter persönlich
  • + Frequenz-Report-Übergabe
  • + Vor-Ort-Konzept-Meeting
  • Investment ≤ CHF 2'000 / Lead
  • Conversion-Erwartung: 50%
Score 50–79

Lauwarm · Mittelfeld 50

  • Anrufer: SYMA-Innendienst geschult
  • Karte + Tool + bis zu 3 Anrufe
  • Termin Teams oder vor Ort
  • Investment ≤ CHF 200 / Lead
  • Conversion-Erwartung: 10–12%
Score 0–49

Kalt · Bottom 40

  • Anrufer: Callcenter mit Skript
  • Karte + Tool-Link per Mail
  • Max. 1 Anruf, dann pausiert
  • Investment < CHF 50 / Lead
  • Conversion-Erwartung: 2–3%
Teil 5 · Was am Montag entschieden wird

Acht Fragen, acht Owner.

Damit wir Iteration 3 (KI-Erweiterung) sauber starten können, müssen diese Punkte sitzen. Reihenfolge nach Bedeutung.

  1. 01
    Szenario A / B / C — welcher Plan? Owner: SYMA-Verkaufsleitung · → Szenarien
  2. 02
    Postkarten-Konzept (Lücke / 60 Minuten / Frage) Owner: SYMA-Team · → Mockups
  3. 03
    Lentikular-Variante ja/nein Owner: SYMA SYMA nach Druckerei-Check · → Element Postkarte
  4. 04
    Tool: Eigenbau (4 Wo, ~CHF 12K) oder Mockup-only? Owner: Thomas / Werner Stucki · → Element Tool
  5. 05
    Telefonakquise: intern (SYMA-Verkaufsleitung) oder Callcenter? Owner: SYMA-Verkaufsleitung · → Skripte
  6. 06
    Top-20-Tiefen-Pfad ja/nein (Frequenz-Report)? Owner: SYMA-Verkaufsleitung · → Lead-Scoring
  7. 07
    Performance-Garantie ja/nein (Closing-Hebel)? Owner: Werner Stucki · → Element Vertrag
  8. 08
    Wer treibt die Kampagne operativ? Owner: Geschäftsleitung · → alle 8 Elemente
Iteration 3 (KI-Erweiterung): Bewusst nicht in diesem Dokument. Hauptkandidaten — LinkedIn-Pre-Recherche per LLM, Tool-Output mit Auto-Visualisierung, Auto-Klassifizierung der Tool-Antworten, Auto-Briefing-PDF in CI-Farben des Ausstellers. Wird separat ausgearbeitet, sobald Iteration 2 abgenickt ist.
Parallel-Spur — Doc 08: «Aussteller-Erfolg-Strategie» — Positionierungs-Sprung vom Standbauer zum Erfolgs-Partner. 3-Stufen-Plan (Toolkit → Reverse-Engineering-Webinar → Premium-Bundle). Komplementär zu diesem Pitch — eigener Eingangs-Funnel über Lead-Magnet. Doc 08 öffnen ↗